PLANO DE MONITORAMENTO / PROCESSO DE LEVANTAMENTO DAS INFORMAÇÕES

Para concretizar o monitoramento é necessário que esteja muito bem definido o processo de levantamento de informações.

Em relação ao monitoramento da execução do projeto, uma prática já bastante consolidada pelas organizações é o registro de atividades, na forma de fichas preenchidas pelas pessoas que executam as atividades. Algumas são feitas em blocos, em fichas soltas que vão sendo organizadas em pastas, outras vezes são organizadas em arquivos virtuais. Esse registro de informações deve ser simples e conter as informações realmente necessárias.  É muito bom quando essas informações subsidiam as reuniões de equipe (mensais ou bimensais) ao longo do ano, permitindo um monitoramento da execução do projeto e correções pontuais de planejamento. Mas este registro é insuficiente para garantir um monitoramento orientado aos efeitos do projeto.

Para garantir o monitoramento dos efeitos gerados pelas ações do projeto, é necessário que organizemos a coleta de informações relacionadas aos indicadores dos objetivos do projeto. Uma forma simples de garantir que essas informações sejam coletadas e registradas é organizar desde a elaboração do projeto um plano de coleta de dados. Este plano pode ser registrado em uma tabela que é feita no período de planejamento do projeto e que explicita que dados serão coletados, em que prazo e por qual(is) pessoa(s). Esta é uma tabela de planejamento e não é nela que os dados coletados são lançados.

Exemplo de Tabela de Planejamento do Monitoramento

Ao elaborar um plano de coleta de dados e definir as pessoas responsáveis o grupo estabelece um acordo e um compromisso, que deverá ser cumprido com rigor e consistência, para o bom andamento do trabalho.  Mas além de organizar a coleta de dados é necessário garantir que esses dados sejam analisados periodicamente e orientem as ações futuras no projeto. Sugerimos que anualmente, na ocasião dedicada à avaliação do ano e planejamento do ano seguinte, seja feito também um registro alimentado com essas informações. Um modelo simples para fazer isso pode estar assim organizado:

Exemplo