ASPECTOS FUNDAMENTAIS SOBRE O USO DOS RESULTADOS DO MONITORAMENTO

Aprendizagem e adequação das estratégias e metodologia – Quando o monitoramento aponta que há problemas no alcance dos objetivos de um projeto, é necessário que a organização analise com muita honestidade as causas do problema. Podem ter ocorrido mudanças significativas no contexto, que exigem redefinições de estratégias. Pode ser que as estratégias de atuação priorizadas na elaboração do projeto não tenham sido as mais adequadas.  Talvez haja problemas na execução das atividades previstas em razão de deficiências técnicas da equipe ou em função de metodologias inadequadas.  Esses são apenas alguns exemplos de problemas possíveis, mas o importante é que se o monitoramento sinaliza problemas graves, decisões precisam ser tomadas com firmeza e serenidade para o bom andamento do projeto. Nesses casos, é necessário pautar o tema e encaminhar as decisões.  Quando há mudanças no projeto a partir da reflexão sobre as informações do monitoramento, é muito importante que haja um registro dessas mudanças e suas causas. Esse registro de aprendizados é fundamental para a memória da organização, para que erros não sejam repetidos, para que a trajetória do trabalho esteja disponível para novas pessoas que vêm atuar na organização e para a sistematização futura de experiências.

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 Eventualmente, o monitoramento pode apontar que objetivos do projeto foram superdimensionados ou que os indicadores apontados na elaboração do projeto não são muito adequados. Nesses casos, é pertinente estabelecer uma conversa franca com MISEREOR, fazer uma boa exposição de motivos e propor adequações. Essas adequações só passam a valer com o consentimento de MISEREOR.

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Elaboração de relatórios  – Um bom Monitoramento orientado a efeitos produz as informações centrais de um relatório anual e do relatório final do projeto. Não é raro que algumas organizações se defrontem com várias lacunas de informações sobre o trabalho realizado ao longo do ano e, na hora de elaborar os relatórios, tenham que dispender grandes esforços para recuperar informações não registradas. Se estas informações já estão coletadas e organizadas no período de elaboração dos relatórios, o trabalho se torna bem mais simples e rápido. Quem elabora um relatório deve ter em conta que as informações principais devem ser apresentadas de forma direta e clara. A cada ano, quem lê o relatório deve ter uma visão rápida e cumulativa do desenvolvimento do projeto.