COMO REALIZAR UM BOM MONITORAMENTO

O primeiro passo para realizar um bom monitoramento é dado na fase de planejamento do projeto. A escolha e formulação de indicadores capazes de evidenciar as mudanças (efeitos) pretendidas com a realização do projeto são fundamentais. É importante ter em conta que, ao formular indicadores, é necessário ter os “dados de partida”, ou seja, informações precisas sobre qual é a situação inicial (antes da implementação do projeto) das pessoas e grupos envolvidos, sobre as quais o projeto pretende atuar.  Esta é a base de onde o processo de monitoramento deve partir e é o que alguns chamam de marco zero ou linha de base. Uma base importante do processo de monitoramento são os indicadores, que devem ser bem escolhidos e bem formulados e contar com dados de partida consistentes.

Muitas vezes é necessário detalhar quais são as informações necessárias coletar para dar conta de monitorar um determinado indicador. Isso fica bastante claro quando se definem quais são os meios de verificação do indicador. Se o indicador escolhido demanda muito trabalho ou é pouco preciso, provavelmente precisa ser revisto. É necessário também tomar cuidado com o excesso de informações, em especial aquelas que não estão relacionadas diretamente com o foco da ação do projeto.

O próximo passo é planejar as atividades de monitoramento, como parte das ações do projeto.  É importante considerar que monitorar exige certo tempo, mas evita desperdício de recursos e também de tempo, ao possibilitar avaliações mais consistentes e correções de rumo, quando necessário, durante a realização do projeto.  Mas o tempo do monitoramento deve estar incluído no planejamento do grupo, para que os dados necessários sejam coletados no prazo correto e com a qualidade necessária.