QUAL A INTER-RELAÇÃO ENTRE PLANEJAMENTO, MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO ORIENTADOS A EFEITOS?

O PMA é um ciclo e permeia a vida da organização. Quando consideramos o PMA orientado a efeitos podemos dizer que:

O planejamento é o momento de exercitar a imaginação e projetar uma realidade futura desejada, considerando as limitações e as oportunidades existentes naquela determinada circunstância. É também o momento no qual são escolhidos alguns parâmetros (indicadores) que serão observados durante a execução do projeto, indicando se as mudanças projetadas no planejamento estão ocorrendo como previsto ou não.

No planejamento as perguntas centrais são: “Onde estamos e onde queremos chegar?” “No tempo de execução do projeto e com os meios que dispomos, quais as mudanças necessárias somos capazes de impulsionar e influenciar?” “Com quem trabalharemos?” “Que estratégias vamos priorizar?”

O processo de monitoramento possibilita organizar o acompanhamento regular dos indicadores definidos durante o planejamento, para averiguar avanços em relação aos objetivos propostos no projeto. É também fazendo o monitoramento que se observa e registra outras mudanças, muitas vezes não previstas, mas influenciadas pelas ações desenvolvidas através do projeto. O monitoramento de efeitos possibilita avaliações mais efetivas dos avanços alcançados e menos impregnadas de “impressões” e “achismos” das pessoas envolvidas na execução das ações.

No monitoramento as perguntas centrais são: “Que mudanças estão ocorrendo a partir das ações desenvolvidas?” “Há mudanças não previstas acontecendo?”

A avaliação representa os momentos de apreciação e valoração das informações registradas no monitoramento. Através da avaliação uma organização é capaz de verificar em que medida as suas estratégias e ações estão sendo efetivas para impulsionar as mudanças (efeitos) que foram projetados no planejamento. É o momento de reafirmar e/ou modificar ou readequar estratégias e metodologias. E re-planejar as ações para um próximo período.

Na avaliação as perguntas centrais são: “Em que medida o que foi feito e alcançado realiza os objetivos pretendidos?” “É necessário rever e calibrar a estratégia de ação?”, “Por que determinadas coisas não saíram a contento?” “Como explicar e como lidar com os efeitos inesperados?”

É importante considerar que antes de iniciar o planejamento em um projeto ou ação, mesmo que não se perceba, foi feita uma primeira avaliação, a partir do levantamento de quais eram os problemas existentes, suas causas e as possíveis soluções, bem como quais eram as oportunidades e as limitações existentes. E também o monitoramento implica em reflexões avaliativas, apontando reorientações necessárias no planejamento e execução das ações.

Assim, mesmo que numa primeira impressão o PMA seja percebido como um processo que se concretiza na vida de uma organização de forma linear e sucessiva no tempo (planeja-se, monitora-se e então avalia-se), o PMA é um ciclo no qual essas dimensões da gestão de um projeto estão interligadas e são interdependentes.  Para que realmente seja um esforço válido, o PMA deve ser encarado como um ciclo e não um ajuntamento de atividades estanques e desconectadas.